5 Questions clés que les dirigeants doivent se poser pour réussir le lancement du télétravail

La crise sanitaire Covid19 a bouleversé les habitudes, aussi bien celles des personnes que celles des Etats et des institutions. Dans le but d’endiguer la pandémie, chacun à son niveau a développé des stratégies.  Parmi les stratégies de riposte, les mesures barrières se sont imposées à tous et particulièrement la distanciation sociale et le confinement.

Afin de s’adapter et ainsi faire face à cette nouvelle donne, de nombreuses organisations n’ont pas eu d’autres choix que de s’orienter vers le télétravail, et ce sans toujours prendre les dispositions nécessaires.

Même s’il est vrai qu’il s’agissait d’une situation d’urgence, il parait crucial de maitriser à minima l’implication des actions entreprises et leur exécution. C’est dans cette optique que nous proposons aux dirigeants d’entreprises 5 questions clés à se poser pour se lancer sereinement dans le télétravail.

1. Quelles tâches seront réalisées à distance ?

Selon les activités exercées par les organisations, le nombre de tâches pouvant se faire en télétravail varie fortement. Il est donc primordial de prendre conscience de ce qui peut se faire à distance et à l’immédiat, de ce qui ne le peux ou demandera des ajustements préalables.

La cartographie des processus métiers aide à réaliser cette analyse.

2. Par quels moyens / méthodes pourra-t-on assurer le suivi des objectifs / des tâches en télétravail ?

Travailler au bureau a le mérite d’offrir un cadre et un environnement propice au travail, qui n’est pas toujours le cas à domicile. Il est donc important pour l’entreprise d’éviter des relâchements, en mettant en place un bon suivi des tâches et des objectifs.

La définition des objectifs quotidiens et des fiches de temps en est un bon moyen.

3. Les honoraires en télétravail ont-ils été définis ?

Le but de la fixation des horaires de télétravail n’est pas en premier plan le contrôle mais plutôt la garantie de la disponibilité de l’employé pendant les honoraires indiqués. En effet il est quasiment impossible de garantir une disponibilité continue du personnel en télétravail mais le plus important est de veiller à une disponibilité aux heures définies.

4. Le cadre de communication interne a-t-il été formalisé et partagé ?

Qu’on le veuille ou non, le fait de ne plus être en contact physique avec ses collègues de bureau a un impact sur l’esprit d’équipe et la productivité de groupe. Ne dit on pas souvent ‘’loin des yeux, loin du cœur’’? Il s’agit ici de maintenir le contact permanent entre les employés sans être intrusif. Il est intéressant d’alterner la communication écrite et verbale/visuelle, formelle et informelle. L’idée est de maintenir le sentiment d’appartenance.

Concrètement il est question de définir des plages dédiées au team bulding.

5. Les moyens de travail à distance ont-ils été alloués ?

Le télétravail par définition exige des outils pour pouvoir être appliqué. Comme outils l’on peut citer : un ordinateur, un téléphone, une connexion internet, du crédit de télécommunication et des applications informatiques adaptées. L’entreprise devra donc selon la nature de la tâche, attribué au personnel les moyens nécessaires.

Il ne s’agit pas juste d’acquérir et d’attribuer les outils, mais plutôt d’adopter une démarche de transformation de la manière de travailler.